การตรวจสอบก่อนจ้างงาน: การได้รับการยินยอมในการเปิดเผยข้อมูล

บริษัทของคุณได้รับการยินยอมจากผู้สมัครงานก่อนตรวจสอบประวัติเพื่อจ้างงานหรือไม่? ในอินโดนีเซีย การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลเป็นไปตามข้อบังคับของกระทรวงการกระทรวงการสื่อสารและเทคโนโลยีสารสนเทศ ฉบับที่ 20 ปี 2016 เกี่ยวกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PPD) กฎหมาย PDD ถือเป็นความท้าทายอีกประการหนึ่งสำหรับทีมสรรหาบุคลากรเมื่อทำการคัดกรองพนักงานที่มีศักยภาพ ปัจจุบัน การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลมีความเข้มงวดมากในหลายอุตสาหกรรม ไม่ว่าจะเป็น สาธารณสุข การเงิน ภาษี และภาคอุตสาหกรรมอื่น ๆ

PPD เป็นกฎหมายที่การคุ้มครองการได้มาซึ่งข้อมูล การรวบรวม การประมวลผล การวิเคราะห์ การจัดเก็บข้อมูล การนำไปใช้ การประกาศ การส่งต่อ การเผยแพร่และการทำลายข้อมูลส่วนบุคคลตามที่กำหนดไว้ในมาตรา 2 ย่อหน้า (1) ดังนั้นในการรวบรวมและตรวจสอบข้อมูลประวัติของผู้สมัครงานอย่างถูกกฎหมาย บริษัทจะต้องได้รับความยินยอมจากผู้สมัคร ตามมาตรา 6 ซึ่งบริษัทมีหน้าที่จัดทำแบบฟอร์มยินยอมสำหรับใช้งานในอินโดนีเซีย ซึ่งจะต้องลงนามโดยผู้สมัครก่อนการตรวจสอบประวัติ

ในจดหมาย จะต้องระบุว่า บริษัท และ/หรือ ผู้ให้บริการตรวจสอบประวัติที่ได้รับมอบหมายจากบริษัทฯ ของผู้สมัครงานได้รับอนุญาตให้ดำเนินการตรวจสอบข้อมูลที่ระบุไว้ในจดหมายสมัครงาน โดยจะใช้งานข้อมูลดังกล่าวเพื่อวัตถุประสงค์ในการสรรหาบุคลากรเท่านั้น นอกจากนี้จะต้องระบุประเภทการตรวจสอบประวัติเอาไว้ในจดหมายอนุมัติ ซึ่งทั่วไปประกอบด้วย ประวัติการทำงาน ผลการปฏิบัติงาน ข้อมูลเงินเดือน ความสามารถและพฤติกรรมของผู้สมัครงาน

นอกจากนี้ควรมีการแจ้งระยะเวลาในการตรวจสอบในจดหมายไว้ในจดหมายเช่นกัน แม้ข้อบังคับจะไม่ได้กล่าวถึงเวลาในการใช้งานข้อมูล แต่บางบริษัทมีการกำหนดระยะเวลาใช้งานระหว่างสามถึงหกเดือนโดยมีผลตั้งแต่วันที่ผู้สมัครลงนามในจดหมาย

ผู้ได้รับการแต่งตั้ง ในกรณีนี้คือ บริษัท และ/หรือ ผู้ให้บริการตรวจสอบประวัติ มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดเก็บ ดูแลรักษา และปกป้องข้อมูลที่มีอยู่ ระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลขึ้นอยู่กับข้อบังคับของบริษัท อย่างไรก็ตาม หากบริษัทไม่มีกฎระเบียบเฉพาะ ระยะเวลาในการจัดเก็บข้อมูลตามกฎหมายมาตรา 15 วรรค 3 (b) กำหนดไว้อย่างน้อยห้าปี