PDPA คืออะไร และมีผลต่อการตรวจสอบประวัติพนักงานอย่างไร?

ในยุคดิจิทัลปัจจุบัน การคุ้มครองข้อมูลถือเป็นข้อกังวลที่สำคัญสำหรับธุรกิจทั่วโลก สำหรับบริษัทที่ดำเนินธุรกิจในประเทศไทย การทำความเข้าใจพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ถือเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเกี่ยวข้องกับกระบวนการที่ละเอียดอ่อน เช่น การตรวจสอบประวัติการจ้างงาน

 PDPA คืออะไร? ทำความเข้าใจกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของไทย

พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) เป็นกฎหมายคุ้มครองข้อมูลฉบับสมบูรณ์ของประเทศไทย ซึ่งมีผลบังคับใช้อย่างสมบูรณ์ตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2565 โดยได้รับแรงบันดาลใจจากข้อบังคับทั่วไปว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูล (GDPR) ของสหภาพยุโรป PDPA กำหนดวิธีการเก็บรวบรวม การใช้ การเปิดเผย และการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลของธุรกิจต่างๆ

ภายใต้ PDPA คำว่า “ข้อมูลส่วนบุคคล” หมายถึงข้อมูลใดๆ ที่สามารถระบุตัวบุคคลได้ทั้งทางตรงและทางอ้อม ซึ่งรวมถึงชื่อ นามสกุล หมายเลขประจำตัวประชาชน ประวัติการทำงาน ประวัติการศึกษา ประวัติอาชญากรรม และแม้แต่กิจกรรมบนโซเชียลมีเดีย ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะมีการตรวจสอบประวัติอย่างละเอียดระหว่างการตรวจสอบประวัติ

ในแง่ของการจ้างงาน หมายความว่าทุกการกระทำที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลของผู้สมัครหรือพนักงานต้องเป็นไปตามหลักการของ PDPA เช่น ความยินยอม ความโปร่งใส วัตถุประสงค์ที่ถูกต้องตามกฎหมาย ความปลอดภัย และการลดการใช้ข้อมูล

พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) ของประเทศไทย มีผลกระทบต่อการตรวจสอบประวัติบุคคลอย่างไร

การตรวจสอบประวัติบุคคล จะเกี่ยวข้องกับการตรวจสอบรายละเอียดต่างๆ ยกตัวอย่างเช่น ประวัติการทำงาน การศึกษา บุคคลอ้างอิง และบางครั้งรวมถึงประวัติอาชญากรรม เป็นต้น ภายใต้ พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) กิจกรรมเหล่านี้จะอยู่ภายใต้การควบคุมอย่างเข้มงวด เพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของผู้สมัครและป้องกันการใช้งานในทางที่ผิด

เคล็ดลับการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับการจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ได้แก่:

1. ขอความยินยอมอย่างชัดแจ้งและครบถ้วน

อธิบายอย่างชัดเจนถึงเหตุผลในการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล และรับหลักฐานความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้สมัครก่อนเริ่มการตรวจสอบประวัติใดๆ

2. ประเมินความจำเป็นของข้อมูลที่รวบรวม

รวบรวมเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน ยกตัวอย่างเช่น การตรวจสอบประวัติอาชญากรรมควรดำเนินการเฉพาะเมื่อจำเป็นสำหรับตำแหน่งงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบทางการเงิน กฎหมาย หรือความปลอดภัย

3. จ้างผู้ให้บริการที่ปฏิบัติตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA)

ร่วมมือกับผู้ให้บริการตรวจสอบประวัติที่เข้าใจและปฏิบัติตามข้อกำหนด พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) และปฏิบัติตามแนวปฏิบัติการคุ้มครองข้อมูลที่เหมาะสม

4. ใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่เข้มงวด

ควรมีการควบคุมการเข้าถึง การเข้ารหัส และการจำกัดสิทธิ์ผู้ใช้ เพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนจากการเข้าถึงหรือการรั่วไหลโดยไม่ได้รับอนุญาต

5. เก็บรักษาข้อมูลเฉพาะที่จำเป็น

กำหนดและแจ้งระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลให้ชัดเจน เมื่อไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลตามวัตถุประสงค์เดิมอีกต่อไป ให้ลบข้อมูลอย่างปลอดภัย

6. ฝึกอบรมทีมสรรหาบุคลากร

จัดฝึกอบรมทีมทรัพยากรบุคคลและทีมสรรหาบุคลากรเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPA) หลักการลดข้อมูลให้น้อยที่สุด และการจัดการข้อมูลสำคัญอย่างเหมาะสม

บทลงโทษสำหรับการฝ่าฝืน PDPA มีอะไรบ้าง?

การไม่ปฏิบัติตาม PDPA อาจส่งผลให้เกิด:

• โทษทางแพ่ง ผู้สมัครสามารถเรียกร้องค่าเสียหายจากการจัดการข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง
• ค่าปรับทางปกครอง สูงสุด 5 ล้านบาท ขึ้นอยู่กับความร้ายแรง
• ความรับผิดทางอาญา ในกรณีร้ายแรงอาจมีโทษจำคุกสูงสุด 1 ปี หรือปรับ 1 ล้านบาท

นอกเหนือจากบทลงโทษทางกฎหมายแล้ว การฝ่าฝืนอาจส่งผลเสียร้ายแรงต่อชื่อเสียงของบริษัทและความไว้วางใจของผู้สมัครงานได้

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการตรวจสอบประวัติที่สอดคล้องกับ PDPA

เพื่อให้สอดคล้องกับ PDPA และปกป้ององค์กรของคุณ โปรดปฏิบัติตามแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดที่สอดคล้องกับ PDPA ดังต่อไปนี้:

• อัปเดตนโยบายทรัพยากรบุคคลและแบบฟอร์มยินยอมให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของ PDPA
• ดำเนินการประเมินผลกระทบต่อการคุ้มครองข้อมูล (DPIA) สำหรับกิจกรรมการประมวลผลที่มีความเสี่ยงสูง
• ฝึกอบรมทีมทรัพยากรบุคคลและฝ่ายสรรหาบุคลากรเกี่ยวกับหลักการคุ้มครองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ
• ตรวจสอบผู้ให้บริการของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาปฏิบัติตามมาตรฐาน PDPA
• นำโปรโตคอลการจัดเก็บและการลบข้อมูลที่ปลอดภัยมาใช้

ที่ Integrity Thailand เราช่วยทีมทรัพยากรบุคคลพัฒนาโปรแกรมการตรวจสอบประวัติที่แข็งแกร่งและสอดคล้องตามมาตรฐาน PDPA อย่างสมบูรณ์ บริการของเราให้ความสำคัญกับความโปร่งใส ความปลอดภัย และการปฏิบัติตามกฎหมาย ช่วยให้คุณลดความเสี่ยงและมั่นใจได้ถึงความถูกต้องของกระบวนการจ้างงานของคุณ

ทำไมต้องเลือก Integrity Thailand สำหรับการคัดกรองที่สอดคล้องกับ PDPA?

ด้วยประสบการณ์กว่า 20 ปีในภูมิภาค และความรู้เชิงลึกด้านกรอบกฎหมายของประเทศไทย เราให้บริการ:

• การคัดกรองก่อนการจ้างงานที่ครอบคลุม ปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการของคุณ
• แบบฟอร์มยินยอมและเทมเพลตทางกฎหมายที่ปรับแต่งได้ สอดคล้องกับ PDPA
• การจัดการข้อมูลที่ปลอดภัยและเป็นความลับ ตามมาตรฐาน ISO 27001
• ความเชี่ยวชาญในพื้นที่ ที่ได้รับการสนับสนุนจากแนวปฏิบัติที่ดีที่สุดระดับโลก

ให้เราช่วยคุณคัดกรองอย่างชาญฉลาดและปฏิบัติตามข้อกำหนด

ติดต่อเราวันนี้ได้ที่ [email protected] เพื่อเรียนรู้ว่าโซลูชันการคัดกรองประวัติของเราจะช่วยสนับสนุนความต้องการด้านทรัพยากรบุคคลของคุณได้อย่างไร พร้อมกับการปฏิบัติตามข้อกำหนด PDPA อย่างครบถ้วน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ PDPA

ข้อมูลส่วนบุคคลใดบ้างที่ได้รับความคุ้มครองภายใต้ PDPA?

ข้อมูลใดๆ ที่สามารถระบุตัวบุคคลได้ เช่น ชื่อ นามสกุล รายละเอียดการติดต่อ ประวัติการทำงาน การศึกษา และข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น ประวัติอาชญากรรม

นายจ้างสามารถตรวจสอบประวัติโดยไม่ได้รับความยินยอมได้หรือไม่?

ไม่ได้ ภายใต้ PDPA นายจ้างจำเป็นต้องได้รับความยินยอมอย่างชัดแจ้งจากพนักงานก่อนการรวบรวมหรือยืนยันข้อมูลส่วนบุคคล

ธุรกิจจะมั่นใจได้อย่างไรว่าเป็นไปตาม PDPA ในการสรรหาบุคลากร?

ใช้กระบวนการขอความยินยอมที่ชัดเจน จำกัดการรวบรวมข้อมูลเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้อง ปกป้องข้อมูลด้วยมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เข้มงวด และรักษาสิทธิของผู้สมัครตลอดกระบวนการจ้างงาน