เลือกแนวทางการแจ้งเบาะแสที่เหมาะสมกับองค์กรคุณ

ปัจจุบันระบบการแจ้งเบาะแส (whistleblowing system) มิได้เป็นเพียงแค่ข้อกำหนดสำหรับองค์กรเท่านั้น แต่หากยังเป็นแนวป้องกันด่านหน้าที่มีความสำคัญในการต่อต้านการทุจริต คอร์รัปชัน และการประพฤติมิชอบ อย่างไรก็ตามสำหรับบริษัทข้ามชาตินั้น ระบบการแจ้งเบาะแสถือเป็นแนวปฏิบัติตามหลักการดำเนิธุรกิจที่โปร่งใส และยังถือเป็นข้อกำหนดทางกฎหมายอีกด้วย

ทั้งนี้ บริษัทฯและองค์กรระดับโลกจำนวนมากยังคงพึ่งพาระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดที่บริหารจัดการโดยสำนักงานใหญ่เท่านั้น ซึ่งก่อให้เกิดคำถามสำคัญว่า แนวทางการแจ้งเบาะแสการกระทำความผิดแบบรวมศูนย์ที่สำนักงานใหญ่นั้นเพียงพอแล้วหรือไม่ หรือว่าท้องถิ่นควรมีส่วนร่วมในการบริหารจัดการระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดของตนเอง

แม้ว่าระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดที่บริหารจัดการจากสำนักงานใหญ่อาจมีโครงสร้างที่คล่องตัว แต่มักขาดการคำนึงถึงความละเอียดอ่อนในบริบททางวัฒนธรรมท้องถิ่น การปฏิบัติตามข้อกำหนดตามแนวทางกฎหมายในท้องถิ่น และความสามารถในการเข้าถึงช่องทางการรายงาน ถือเป็นปัจจัยที่จำเป็นในการตรวจจับการกระทำความผิดและแก้ไขปัญหาในระดับภูมิภาค

ข้อจำกัดของระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดที่บริหารจัดการจากสำนักงานใหญ่

ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดที่มีลักษณะแบบรวมศูนย์ซึ่งบริหารจัดการโดยสำนักงานใหญ่มักได้รับการยกย่องว่ามีความคล่องตัวและเป็นมาตรฐานเดียวกัน บริษัทที่มีฐานอยู่ในศูนย์กลางอย่างฮ่องกงหรือสิงคโปร์ อาจใช้แพลตฟอร์มเดียวทั่วโลกที่เข้าถึงได้โดยบริษัทในเครือทั้งหมด แม้ว่าสิ่งนี้อาจดูมีประสิทธิภาพ แต่ในทางปฏิบัติแล้ว แนวทางดังกล่าวอาจไม่เกิดผลเท่าที่ควร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อนำไปใช้ในภูมิภาคที่มีกรอบกฎหมาย วัฒนธรรม ภาษา และเขตเวลาที่แตกต่างกัน

และนี่คือความท้าทายสำคัญหลายประการที่มาพร้อมกับระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดแบบรวมศูนย์:

• อุปสรรคทางภาษา

ระบบรวมศูนย์ส่วนใหญ่ดำเนินการเพียงหนึ่งหรือสองภาษา พนักงานที่ไม่มีความเชี่ยวชาญในภาษานั้นๆ อาจมีความลังเลที่จะรายงานความประพฤติมิชอบ ไม่ว่าจะด้วยความเข้าใจผิดในกระบวนการ หรือความกลัวว่าจะถูกเข้าใจผิด

• ช่องทางการรายงานที่จำกัด

หลายระบบเสนอทางเลือกเพียงหนึ่งหรือสองช่องทาง เช่น พอร์ทัลบนเว็บไซต์หรืออีเมล อย่างไรก็ตาม ผู้เปิดเผยการกระทำผิดอาจนิยมใช้สายด่วนทางโทรศัพท์ แอปพลิเคชันส่งข้อความ หรือการรายงานด้วยตนเอง การขาดทางเลือกที่เข้าถึงได้หลายช่องทาง อาจทำให้บางกรณีไม่ได้รับการรายงาน

• ขาดความไว้วางใจในท้องถิ่น

พนักงานมีแนวโน้มที่จะออกมาเปิดเผยการกระทำผิดมากขึ้น เมื่อพวกเขามีความไว้วางใจในระบบ ช่องทางการรายงานที่ถูกบริหารจัดการนั้นอยู่ห่างไกลจากสำนักงานท้องถิ่นมากเกินไป อาจทำให้รู้สึกไม่เชื่อมโยงหรือไม่เป็นมิตร โดยเฉพาะอย่างยิ่งในวัฒนธรรมที่ไม่ส่งเสริมการเปิดเผยข้อมูลหรือเบาะแสการกระทำความผิดที่ต่อต้านผู้มีอำนาจ

• การตอบสนองที่ล่าช้าและบริบทที่จำกัด

รายงานที่ส่งไปยังระบบรวมศูนย์อาจเผชิญกับความล่าช้าจากเขตเวลา และการขาดบริบทในท้องถิ่น ซึ่งทำให้การสอบสวนล่าช้าลง และเพิ่มความเสี่ยงที่ปัญหาจะลุกลามโดยไม่ได้รับการตรวจสอบ

• จุดบอดทางกฎหมาย

ระบบการแจ้งเบาะแสแบบเดียวที่ใช้ได้กับทุกองค์กร อาจไม่สามารถปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองผู้เปิดเผยการกระทำผิด หรือกฎระเบียบว่าด้วยความเป็นส่วนตัวของข้อมูลในท้องถิ่นได้

ประเด็นเหล่านี้ตอกย้ำถึงความจำเป็นที่ระบบการเปิดเผยการกระทำผิดจะต้องไม่เพียงแค่ปฏิบัติตามกฎหมายเท่านั้น แต่ยังต้องมีความเข้าใจในบริบททางวัฒนธรรม และได้รับการออกแบบให้เหมาะสมกับการดำเนินงานในแต่ละพื้นที่อีกด้วย

ความเสี่ยงทางกฎหมาย

บริษัททั่วโลกต้องเฝ้าระวังกฎหมายภายในประเทศเกี่ยวกับการแจ้งเบาะแสการกระทำผิดและการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล การไม่ปฏิบัติตามอาจนำไปสู่การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดและความรับผิดชอบทางกฎหมายได้

ยกตัวอย่างเช่น คณะกรรมาธิการยุโรปเน้นย้ำว่าช่องทางการแจ้งเบาะแสการกระทำผิดนั้นควรเข้าถึงได้ง่ายสำหรับผู้เปิดเผยการกระทำผิดและปรับให้เข้ากับกฎหมายภายในประเทศ ในฐานะส่วนหนึ่งของคำสั่ง EU Whistleblower Directive ประเทศสมาชิกมีดุลยพินิจในการบังคับใช้กฎหมาย ทำให้ระบบนี้ไม่เพียงแต่เป็นสิ่งที่ควรทำ แต่เป็นสิ่งจำเป็นในระดับท้องถิ่นอีกด้วย

ดังที่ Crowell & Moring ตั้งข้อสังเกตไว้ว่าโมเดลรวมศูนย์อาจไม่เป็นไปตามความคาดหวังภายใต้กฎหมายท้องถิ่น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาถึงอุปสรรคทางภาษา ข้อจำกัดในการเข้าถึง และกฎหมายการถ่ายโอนข้อมูลข้ามพรมแดน

ยกตัวอย่างเช่น สาขาในเยอรมนีที่ใช้ระบบซึ่งบริหารจัดการโดยสหรัฐฯ ซึ่งไม่มีตัวเลือกภาษาเยอรมนีหรือไม่เป็นไปตามมาตรฐาน GDPR จะมีความเสี่ยงในการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด รายงานจะต้องได้รับการจัดการอย่างเป็นความลับ เป็นภาษาท้องถิ่น และเป็นไปตามทั้ง GDPR และกฎหมายการบังคับใช้ในท้องถิ่น

อีกตัวอย่างหนึ่งคือกฎหมาย PDPA ของประเทศมาเลเซีย ซึ่งกำหนดให้ข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงรายงานการแจ้งเบาะแสการกระทำผิด ต้องได้รับการประมวลผลและจัดเก็บภายในประเทศ การถ่ายโอนข้อมูลข้ามพรมแดนนั้นถึงแม่ว่าจะได้รับารอนุญาต หากแต่จำเป็นต้องได้รับความยินยอมอย่างชัดแจ้งเท่านั้น ระบบรวมศูนย์ที่ละเลยข้อกำหนดนี้อาจมีความเสี่ยงต่อการละเมิดกฎหมายในระดับท้องถิ่นได้

ยกระดับประสิทธิภาพที่จะได้รับ การเข้าถึงที่เพิ่มขึ้น และการปฏิบัติตามข้อกำหนด 

การนำระบบการแจ้งเบาะแสการกระทำผิดในท้องถิ่นมาใช้ ควบคู่ไปกับระบบรวมศูนย์กลางอำนาจนั้น จะช่วยเพิ่มการปฏิบัติตามข้อกำหนดและประสิทธิภาพได้อย่างมาก และนี่คือเหตุผล:

• การมีส่วนร่วมที่สูงขึ้น

    พนักงานมีแนวโน้มที่จะรายงานการกระทำผิดมากขึ้น เมื่อพวกเขาสามารถรายงานด้วยภาษาของตนเองและผ่านวิธีการที่คุ้นเคยทางวัฒนธรรม

• เวลาในการตอบสนองที่รวดเร็วขึ้น

    ทีมสืบสวนสามารถประเมินและดำเนินการกับรายงานที่แจ้งเข้ามาได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับกรณีที่เร่งด่วน เช่น การฉ้อโกง การคุกคาม หรือการละเมิดความปลอดภัย

• การสื่อสารและการฝึกอบรมที่ปรับให้เหมาะสม

 การนำระบบที่ถูกพัฒนาในระดับท้องถื่นมาใช้ ช่วยให้องค์กรสามารถออกแบบและจัดโปรแกรมสร้างความตระหนักและการฝึกอบรมเกี่ยวกับการเปิดเผยการกระทำผิดที่เหมาะสมกับภาษา กฎระเบียบ และวัฒนธรรมในสถานที่ทำงานในท้องถิ่นมากขึ้น ซึ่งจะเพิ่มความเกี่ยวข้อง ความเข้าใจ และการมีส่วนร่วมของพนักงาน

• การปฏิบัติตามกฎหมายที่ดีขึ้น

    ระบบท้องถิ่นทำให้ง่ายต่อการปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลและกฎหมายผู้เปิดเผยการกระทำผิดเฉพาะประเทศ เช่น กฎหมาย PDP ของอินโดนีเซีย, PDPA ของมาเลเซีย, หรือ GDPR ของสหภาพยุโรป

แนวทางแบบไฮบริดที่ได้ผล

Phoenix Whistleblowing Software ซึ่งพัฒนาโดย Integrity Asia เป็นสะพานเชื่อมช่องว่างระหว่างการควบคุมแบบรวมศูนย์และการปรับให้เข้ากับท้องถิ่น ด้วยความสามารถของระบบที่มีความปลอดภัยสูง สามารถรองรับได้หลายภาษา และหลายช่องทาง Phoenix สามารถปรับแต่งให้ตรงตามข้อกำหนดทางกฎหมายและวัฒนธรรมของแต่ละภูมิภาคที่บริษัทของคุณดำเนินงานอยู่

คุณสมบัติหลักของ Phoenix Whistleblowing Software ได้แก่:

• ช่องทางการรายงานที่หลากหลาย: พนักงานสามารถรายงานผ่านแบบฟอร์มบนเว็บไซต์ อีเมล โทรศัพท์ ข้อความ แอปพลิเคชันบนมือถือ แชทออนไลน์ และแม้แต่กล่องรับรายงาน
• อินเทอร์เฟซได้หลายภาษา: เข้าถึงได้มากกว่า 15 ภาษา เพื่อสนับสนุนพนักงานที่หลากหลายในแต่ละภูมิภาค
• การรายงานและติดตามที่ไม่ระบุชื่อ: ผู้เแจ้งเบาะแสหรือรายงานการกระทำผิดสามารถที่จะเลือกไม่เปิดเผยตัวตนได้ ในขณะเดียวกันก็ยังสามารถรับทราบสถานะของรายงานของตนได้

ด้วยการนำโซลูชันที่สนับสนุนทั้งการกำกับดูแลจากส่วนกลางและระบบที่ถูกพัฒนาในระดับท้องถื่นมาใช้ องค์กรของคุณสามารถส่งเสริมความไว้วางใจ ปฏิบัติตามข้อกำหนด และเสริมสร้างวัฒนธรรมความโปร่งใส