ระบบการแจ้งเบาะแส และคำสั่งการแจ้งเบาะแสการกระทำผิดของสหภาพยุโรป: หลักเกณฑ์สำคัญในการแจ้งเบาะแส 3 ประการ
ระบบแจ้งเบาะแสการกระทำผิดเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการตรวจจับและเปิดเผยกิจกรรมที่ผิดกฎหมาย รวมถึงการทุจริตและการฉ้อโกง อย่างไรก็ตาม บริษัทจำเป็นจะต้องคำนึงถึงปัจจัยดังต่อไปนี้เพื่อให้การตรวจสอบมีประสิทธิภาพสูงสุดของระบบการแจ้ง
การสื่อสารเพื่อสร้างความตระหนักรู้ การรักษาความลับ และการเข้าถึงระบบการรายงานได้ง่าย เป็นปัจจัยหลักของระบบการแจ้งเบาะแส ที่ทราบกันโดยทั่วไป ซึ่งนอกจากปัจจัยทั้งสามนี้แล้ว องค์กรยังต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดอื่น ๆ เพื่อให้แน่ใจว่าระบบการรายงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
คำสั่งระบบการแจ้งเบาะแสการกระทำผิดของสหภาพยุโรป ซึ่งมีการกำหนดบทบัญญัติต่าง ๆ ที่รัฐสมาชิกของสหภาพยุโรป (EU) จำเป็นต้องปฏิบัติตามเพื่อสร้างระบบการคุ้มครองพื้นฐานแก่ผู้แจ้งเบาะแสหรือผู้ให้ข้อมูล และสนับสนุนให้บุคคลร่วมรายงานซึ่งรวมถึงการล่วงละเมิด ความรุนแรง และการประพฤติมิชอบ ซึ่งบทบัญญัติเหล่านี้ได้แก่:
- การอำนวยความสะดวกในการเข้าถึงช่องทางการรายงาน ทั้งในรูปแบบวาจาและแบบลายลักษณ์อักษร
องค์กรจำเป็นต้องสร้างช่องทางที่หลากหลายในการรายงานเพื่อให้ผู้แจ้งเบาะแส สามารถส่งรายงานได้ทั้งทางวาจา ลายลักษณ์อักษร หรือทั้งสองรูปแบบ หนึ่งในตัวเลือกที่เป็นที่นิยมสูงสุดในการแจ้งเบาะแสคือ การแจ้งผ่านช่องทางโทรศัพท์สายด่วน ที่จัดทำขึ้นเพื่อการแจ้งเบาะแสโดยเฉพาะระบบการรายงานออนไลน์บนเว็บไซต์ หรือช่องทางอื่น ๆ ได้แก่ SMS ไปรษณีย์ และระบบแชตออนไลน์
นอกจากนี้ช่องทางเหล่านี้แล้ว ระบบจะต้องเข้าถึงได้ง่ายและเป็นมิตรต่อผู้ใช้งาน ตัวอย่างเช่น ระบบมีการผสมผสานการรายงานได้หลากหลายภาษา
- สร้างความมั่นใจในความปลอดภัยและการเก็บรักษาความลับตัวตนของผู้ที่ที่เกี่ยวข้อง
หากองค์กรใช้บริการจากบุคคลที่สามเพื่อจัดการให้มีระบบการแจ้งเบาะแสจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่สามมีความสามารถในการสนับสนุนการรายงานแบบไม่ระบุตัวตนโดยจะต้องไม่เป็นอุปสรรคต่อกระบวนการสอบสวน
- การประมวลผลข้อมูลภายใต้ GDPR (General Data Protection Regulation)
ระบบแจ้งเบาะแสจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่า นโยบายการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและการเก็บรักษาข้อมูล เป็นไปตามระเบียบการคุ้มครองข้อมูลทั่วไป (GDPR หรือ General Data Protection Regulation) ซึ่งควบคุมวิธีประมวลผลและถ่ายโอนข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคลในสหภาพยุโรป
แม้ว่าระบบ คำสั่งผู้แจ้งเบาะแสการกระทำผิดของสหภาพยุโรปจะกำหนดเป้าหมายไปยังประเทศสมาชิกของสหภาพยุโรป แต่กฎระเบียบนี้ยังส่งผลกระทบต่อบริษัทจากประเทศนอกอาณาเขตอำนาจศาลด้วย ตัวอย่างเช่น บริษัทในอินโดนีเซียหรือสวิตเซอร์แลนด์ที่มีอยู่ในสหภาพยุโรป จะสามารถอยู่ภายใต้กฎระเบียบนี้ได้หากมีคุณสมบัติตรงตามกฎเกณฑ์และข้อกำหนด โดยมีข้อกำหนดคือบริษัทที่มีพนักงานตั้งแต่ 50 คนขึ้นไปจะต้องมีระบบการแจ้งเบาะแส อย่างไรก็ตาม กลุ่มบริษัทในภาคธุรกิจการเงินและภาคส่วนอื่น ๆ ที่เสี่ยงต่อการฟอกเงินหรือการสนับสนุนทางการเงินแก่ผู้ก่อการร้ายจำเป็นต้องมีระบบการแจ้งเบาะแสโดยไม่จำเป็นต้องคำนึงถึงจำนวนพนักงาน
ในทำนองเดียวกัน หากบริษัทในประเทศจีนซึ่งเป็นผู้ขายหลักหรือเป็นซัปพลายเออร์ของบริษัทในสหภาพยุโรปมีแนวโน้มว่าบริษัทจะต้องสร้างระบบการแจ้งเบาะแสที่สอดคล้องกับกฎเกณฑ์ซึ่งกำหนดไว้ในคำสั่งแจ้งเบาะแสของสหภาพยุโรปด้วยเช่นกัน
การสร้างระบบการรายงานที่เป็นไปตามข้อกำหนดดังกล่าวไม่ใช่เรื่องง่าย หากไม่มีโครงสร้างพื้นฐานหรือทรัพยากรสำหรับแพลตฟอร์มการรายงานแบบบูรณาการ รวมถึงขาดประสบการณ์และความเชี่ยวชาญอาจส่งผลเป็นอย่างมากต่อความสามารถของบริษัทในการสร้างระบบการแจ้งเบาะแสตามข้อกำหนด
ทางออกหนึ่งที่ได้ผลและมั่นใจได้คือการที่ องค์กรทำงานร่วมกับบุคคลที่สามซึ่งมีแพลตฟอร์มการรายงานที่ผ่านการบูรณาการแล้วและเป็นไปตามข้อกำหนด หนึ่งในนั้นคือ ระบบการแจ้งเบาะแส Canary Whistleblowing System หรือ Canary WBS
Canary WBS ช่วยอำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งานด้วยระบบสื่อสารแบบสองทางระหว่างผู้แจ้งเบาะแสกับผู้รับแจ้ง เพื่อดำเนินการโดยปราศจากข้อมูลส่วนบุคคลจากผู้แจ้งเบาะแส (เช่น อีเมลหรือหมายเลขโทรศัพท์) ทั้งนี้ ผู้แจ้งเบาะแสยังสามารถส่งรายงาน รับข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับรายงาน และสนทนากับผู้รับแจ้งเบาะแสโดยไม่จำเป็นต้องเปิดเผยตัวตน หรือสร้างบัญชีผู้ใช้งาน สิ่งที่จำเป็นมีเพียงการตั้งรหัสผ่านและหมายเลขอ้างอิงเพื่อระบุถึงการรายงานเท่านั้น
Canary WBS เป็นผู้ให้บริการระบบสายด่วนการแจ้งเบาะแสการทำผิดบนเว็บไซต์ โดยใช้การเข้ารหัสจากต้นทางถึงปลายทาง (end-to-end encryption หรือ E2EE) และได้รับการรับรองจาก SSL-certified ในการการปกป้องข้อมูลผู้ใช้งานสูงสุด นอกจากนี้ นโยบายการเก็บรักษาข้อมูลของแพลตฟอร์มยังสอดคล้องและเป็นไปตาม กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของสหภาพยุโรป (General Data Protection Regulation หรือ GDPR)
ระบบการแจ้งเบาะแส Canary WBS จะช่วยให้บริษัทสามารถปฏิบัติตามคำสั่งของสหภาพยุโรปด้วยคุณสมบัติที่รองรับองค์ประกอบทั้งหมดที่จำเป็นในระบบการรายงานเบาะแส นอกจากนี้ การใช้บริการจากบุคคลที่สามที่มีความน่าเชื่อถือและมีความเชี่ยวชาญโดยตรง องค์กรจะประหยัดได้ทั้งเวลา ต้นทุน และทรัพยากรในการใช้ระบบแจ้งเบาะแส ซึ่งเป็นระบบที่สอดคล้องและเป็นไปตามข้อกำหนดสหภาพยุโรป
